Beschwerdeverfahren nach Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Die Aktivitäten von Hirschvogel zur Verhinderung von Menschenrechtsverstößen und Verstößen gegen Umweltbelange im Lieferantennetzwerk sowie innerhalb der Konzernstruktur basieren auf den Sorgfaltspflichten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Trotz einer Vielzahl präventiver Maßnahmen zur Wahrung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Aspekte ist Hirschvogel bewusst, dass eine Verletzung dieser geschützten Rechtspositionen in der gesamten Lieferkette nicht vollständig ausgeschlossen werden kann. In diesem Fall ist es notwendig, die Verletzung möglichst zeitnah zu erkennen und unverzüglich geeignete Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.

Um eine Verletzung zeitnah erkennen zu können, hat Hirschvogel einen Beschwerdemechanismus für potenzielle Verstöße gegen das LkSG eingeführt. Dieser Beschwerdemechanismus steht allen Personen und sonstigen internen und externen Anspruchsgruppen zur Verfügung. Alle Personen (bspw. Mitarbeitende, Kunden, Zulieferer, sonstige Personen) die Hirschvogel bei der Identifikation menschenrechtlicher und umweltbezogener Verletzungen unterstützen wollen oder durch Hirschvogel bzw. einem ihrer Vertragspartner gar selbst geschädigt worden sind, können hier Kontakt aufnehmen.

Hinter diesem Beschwerdemechanismus steht ein Team juristischer, kaufmännischer und technischer Experten, die sich unabhängig, unparteiisch, nicht weisungsgebunden und vertraulich um Ihre Beschwerde kümmern.

Sollte eine erste Prüfung der Beschwerde ergeben, dass Hirschvogel direkt oder indirekt einen Verstoß verursacht oder dazu beigetragen hat, wird das Team angemessene Abhilfemaßnahmen einleiten. Diese Abhilfemaßnahmen können bspw. auch arbeitsrechtliche Schritte gegen den/die Verursachenden des Verstoßes beinhalten.

Hirschvogel sichert den Hinweisgebern zu, dass im Falle einer anonymen Meldung, durch Hirschvogel keinerlei Schritte unternommen werden, die die hinweisgebende Person identifizieren könnten. Ausgenommen hiervon ist eine missbräuchliche Nutzung des Hirschvogel-Beschwerdemechanismus.

Weiterhin gewährleistet Hirschvogel den größtmöglichen Schutz für die hinweisgebende Person und Betroffene. Eine Ermittlung in Bezug auf einen gemeldeten Sachverhalt wird jedoch erst nach sorgfältiger Prüfung und bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Regelverstoß eingeleitet. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses bearbeitet. Diskriminierungen, Einschüchterungen oder Anfeindungen, die wegen einer Meldung beim Hirschvogel-Beschwerdemechanismus erfolgen, werden dem gleichen Prozess entsprechend untersucht und geahndet.

Um zielgerichtet und zeitnah Abhilfemaßnahmen einleiten zu können, sollten Hinweisgeber:innen darauf achten, dass die Beschwerde auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden muss. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen und Sie sich für die Meldung des Verstoßes dem 5-W-Prinzip bedienen:

  • Wer ist betroffen? Mitarbeiter von Hirschvogel, Geschäftspartner oder Sonstige?
  • Was ist passiert? Möglichst genaue Schilderung des Sachverhalts.
  • Wann war der Vorfall? Möglichst genaues Datum oder Zeitraum.
  • Wie oft ist er passiert? Einmaliger oder mehrfacher Verstoß?
  • Wo hat sich der Vorfall ereignet? Örtlichkeit oder Hirschvogel-Werk oder Partner.

Nachfolgend sind die möglichen und nutzbaren Kommunikationswege aufgeführt. Auf Wunsch kann das Team die hinweisgebende Person über den Fortschritt der Bearbeitung sowie die eingeleiteten Abhilfemaßnahmen unterrichten. Dazu muss die hinweisgebende Person einen Kommunikationsweg wählen, der eine bidirektionale Kommunikation ermöglicht. Den Hinweisgebenden steht es frei einen der beiden Beschwerdekanäle zu wählen.

Zurzeit können die zwei nachfolgend benannten Kanäle verwendet werden.

Telefonhotline

Diese Nummer ist mit dem internen Telefon- und Kommunikationssystem gekoppelt, so dass Ihre Beschwerde / Ihr Hinweis an das gesamte Beschwerde-Team geleitet wird. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Sie dort nicht persönlich angesprochen werden. Eine 24-Stunden-Hotline ist aus geographischen und ablauforganisatorischen Gründen nicht möglich. Gewährleistet wird jedoch die unverzügliche Bearbeitung Ihrer Beschwerde / Ihres Hinweises. Nach einer ersten Prüfung eines Teammitgliedes wird die bestätigte Nachricht an den zuständigen Spezialisten des Teams zur weiteren Verfolgung und Bearbeitung weitergeleitet. Sollten Sie über den Fortschritt Ihrer Beschwerde / Ihres Hinweises unterrichtet werden wollen, teilen sie uns bitte einen Kommunikationsweg mit, über den Sie kontaktiert werden möchten.

Kontaktformular:

Dieses Formular geht als interne Nachricht direkt an den Kanal des Kommunikationssystems und wird dort von einem Mitglied des Beschwerdemanagement-Teams geprüft. Sollte sich der Hinweis bestätigen, wird die Nachricht an den zuständigen Spezialisten des Teams zur weiteren Verfolgung und Bearbeitung weitergeleitet. Wenn Sie über den Fortschritt Ihrer Beschwerde / Ihres Hinweises unterrichtet werden wollen, teilen sie uns bitte im Kontaktformular einen Kommunikationsweg mit, über den Sie kontaktiert werden möchten.

Innerhalb von sieben Tagen nach Beschwerdeeingang und nach Abschluss einer ersten Prüfung kann Ihnen eine Rückmeldung zur Beschwerde zur Verfügung gestellt werden.

Sollte die Komplexität des Sachverhaltes eine längere Prüfung und Bearbeitungsdauer erfordern, so wird Ihnen spätestens nach drei Monaten einen Zwischenstand mitgeteilt. 

Übermittelte Informationen und Unterlagen zum Sachverhalt werden streng vertraulich und unter Beachtung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Regelungen behandelt. Die Vertraulichkeit Ihrer Identität wird dabei ebenso gewahrt, wie ein wirksamer Schutz vor Benachteiligung.

Das Beschwerdeverfahren ist derzeit in den Sprachen Deutsch und Englisch verfügbar. Weitere Sprachen folgen.

 

Ihr Hirschvogel-Beschwerdeteam

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