Datenschutzerklärung LkSG/HinSchG

Der Schutz Ihrer Persönlichkeitsrechte bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Hirschvogel Group ein wichtiges Anliegen. Hirschvogel verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den Vorschriften der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den nationalen gesetzlichen Bestimmungen.

Das Hinweisgebersystem kann sowohl im Rahmen des LkSG als auch im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes genutzt werden, um mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen zu informieren und so zu deren Aufklärung und Verfolgung beizutragen.

Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als hinweisgebende Person informieren.

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten ist die 

Hirschvogel Holding GmbHDr.-Manfred-Hirschvogel-Str. 686920 DenklingenDeutschland 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der o. g. Adresse oder unter: data.protection.officer(at)hirschvogel(dot)com 

2. Die Hirschvogel Group verarbeitet Ihre Daten im Rahmen der geltenden Gesetze zu folgenden Zwecken:

Prüfung und Bearbeitung Ihres Hinweises und der damit erforderlichenfalls einhergehenden Ermittlungen gegen die beschuldigte(n) Person(en), gegebenenfalls der Kommunikation mit Behörden und Gerichten, im Zusammenhang mit Ihrem Hinweis, der Kommunikation mit beauftragten Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder sonstigen ermittelnden Personen sowie anderen Unternehmen der Hirschvogel Group. 

Im Detail handelt es sich um folgende konkrete Zwecke: 

  • Prüfung der Plausibilität von Hinweisen 
  • Aufklärung von Fehlverhalten 
  • Umsetzung von gesetzlichen Pflichten 
  • Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens 
  • Rechtsausübung 
  • Entlastung von Beschäftigten 
  • Prüfung der Relevanz für andere Unternehmen der Hirschvogel Gruppe 
  • Umsetzung Mitwirkungspflichten 

3. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie können Hinweise auch ohne Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten abgeben (anonymer Hinweis). Sie sind nicht verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen. 

4. Welche Daten bzw. Datenkategorien sind von dieser Datenverarbeitung betroffen?

Wenn Sie einen Hinweis geben, erheben wir folgende personenbezogenen Daten und Informationen: 

  • Ihren Namen bzw. private Kontakte- und Identifikationsdaten, sofern Sie Ihre Identität offenlegen (nicht anonymer Hinweis), 
  • Ihre beruflichen Kontakt- und (Arbeits-)Organisationsdaten, sofern Sie diese bereitstellen (nicht anonymer Hinweis) und 
  • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrem Hinweis nennen. 

5. Auf welchen Rechtsgrundlagen werden die Daten verarbeitet?

Die Hirschvogel Group wird Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeiten, wenn mindestens eine anwendbare datenschutzrechtliche Regelung dies gestattet.

Dabei stützt sich die Hirschvogel Group auf die nachfolgenden Rechtsgrundlagen: 

  • Verarbeitung im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG) 
  • Aufklärung von Straftaten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG) 
  • Umsetzung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) 
  • Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO) 
    • Rechtsverteidigung 
    • Verbesserung der Compliance-Strukturen 
    • Unterstützung von Betroffenen 
    • Umsetzung ausländischer Rechtsvorschriften 

6. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wie speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert sowie darüber hinaus, soweit landesspezifische gesetzliche, vertragliche oder satzungsgemäße Aufbewahrungsfristen bestehen. 

Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden die Daten entsprechend den landesspezifischen gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder anonymisiert. Bei einer Anonymisierung wird der Bezug zu Ihrer Identität als hinweisgebende Person endgültig und irreversibel entfernt.

7. An wen geben wir die Daten weiter?

Im Rahmen der Bearbeitung von Hinweisen oder im Rahmen einer internen Untersuchung kann es in begründeten Einzelfällen notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeitende der Hirschvogel Group weiterzugeben. Bei Erforderlichkeit für die Aufklärung kann eine Übermittlung an Unternehmen der Hirschvogel Group in einem Land außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums auf Basis geeigneter datenschutzrechtlicher Garantien zum Schutz von Betroffenen (z.B. EU-Standarddatenschutzklauseln, für Beschäftigtendaten Art. 46 DSGVO oder Ausnahmetatbestände gem. Art. 49 DSGVO) erfolgen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. 

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder im Falle eines berechtigten Interesses der Hirschvogel Group oder eines Dritten an der Hinweisaufklärung kommen als weitere Empfänger Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie von der Hirschvogel Group beauftragte internationale Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage. 

In bestimmten Fällen besteht für die Hirschvogel Group die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist dann gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beeinträchtigen kann. Wenn Sie uns Ihren Namen oder andere personenbezogene Daten mitgeteilt haben (nicht anonymer Hinweis), wird Ihre Identität als hinweisgebende Person – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird zusätzlich sichergestellt, dass auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als hinweisgebende Person möglich werden. 

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person der Datenverarbeitung nach der DSGVO sowie nach anderen einschlägigen Datenschutzbestimmungen bestimmte Rechte bei uns geltend machen. Nach der DSGVO stehen Ihnen gegenüber der Hirschvogel Group insbesondere die folgenden Rechte als betroffene Person zu: 

  • das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) 
  • das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) 
  • das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) 
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) 
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde 

Um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen, können Sie uns über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen.

Die Hirschvogel Group nimmt Ihre Bedenken und Rechte sehr ernst. Sollten Sie aber der Ansicht sein, dass wir Ihren Beschwerden oder Bedenken nicht hinreichend nachgekommen sind, haben Sie das Recht, Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.